PRIVACY POLICY
プライバシーポリシー
合資会社ウェブルシステム（以下「当社」）は、Ukepo（ウケポ）（以下「本サービス」）の提供にあたり、個人情報を次のとおり取り扱います。
1. 事業者の名称と連絡先
合資会社ウェブルシステム（代表 岡田 勇一）
〒105-0013 東京都港区浜松町二丁目2番15号 浜松町ダイヤビル2F
個人情報に関するお問い合わせ: info@ukepo.com
2. 取り扱う個人情報
当社は、立場の異なる 2 種類の個人情報を取り扱います。
(1) 契約者・利用者の情報 — 当社が個人情報取扱事業者として取得するもの
- 会社名・所在地・法人番号、および法令にもとづく法人確認のために提出された書類の内容
- 管理画面に登録された利用者の氏名・メールアドレス・電話番号・役割
- 請求先のメールアドレス、請求と入金の記録
- クレジットカードでお支払いの場合、カードのブランド・下 4 桁・有効期限。カード番号そのものは決済代行事業者（Stripe, Inc.）が保管し、当社のサーバーには送信されません
- お問い合わせの内容、当社との連絡の記録
- 管理画面の操作ログ、アクセス日時、IP アドレス、ブラウザの種類
(2) 発信者等の情報 — 契約者から委託を受けて取り扱うもの
契約者の受付番号への通話、契約者のウェブサイトに設置されたチャット、および予約を通じて取得する次の情報は、契約者が取得する個人情報であり、当社は契約者からその取扱いの委託を受けて処理します（個人情報保護法第 25 条）。当社が独自の目的でこれを利用することはありません。
- 発信者番号、通話の日時と時間
- 通話の録音および文字起こし、AI との会話の内容
- チャットの会話の内容、添付ファイル
- 会話から聞き取った氏名・連絡先・用件・要約
- 予約の日時・氏名・連絡先
発信者等の方からの開示・訂正・削除等のご請求は、原則として本サービスを利用している契約者（お電話をかけた先の会社）が受け付けます。当社に直接ご連絡いただいた場合は、契約者に取り次ぎます。
3. 利用目的
契約者・利用者の情報は、次の目的で利用します。
- 本サービスの提供、アカウントの管理、本人確認
- 料金の請求、決済、入金の確認
- 本サービスに関する通知（請求、利用状況、障害、規約の変更）とお問い合わせへの対応
- 不正利用の防止と安全管理
- 本サービスの改善のための統計的な分析（個人を識別できない形で行います）
発信者等の情報は、契約者が定める目的（用件の受付・記録・折り返し・予約の管理）のためにのみ処理します。
4. 第三者への提供
当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令にもとづく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
5. 委託先と外国にある第三者への提供
本サービスは、電話回線・音声認識・応答文の生成・音声合成を第三者の事業者に委託して提供しています。委託先には外国の事業者が含まれ、通話音声や会話の文字起こしが当該国のサーバーで処理されます。
(1) 発信者等の情報の再委託先
| 事業者 | 所在国 | 目的 | 渡す情報 |
|---|---|---|---|
| Vonage（Ericsson） | 英国・米国 | 電話回線の提供、通話の中継と録音の一時保管 | 発信者番号・通話音声 |
| Deepgram | 米国 | 通話音声のリアルタイム文字起こし | 通話音声 |
| Deepgram | 米国 | 留守番電話など、AI が応対しなかった通話の録音の文字起こし | 通話の録音 |
| Soniox | 米国 | 通話音声のリアルタイム文字起こし（日本国内のリージョンで処理。先方に音声・転写は保存されない） | 通話音声 |
| Soniox | 米国 | 留守番電話など、AI が応対しなかった通話の録音の文字起こし（日本国内のリージョンで処理。録音と転写は文字起こしのあいだ先方に一時保存し、完了後に削除） | 通話の録音 |
| Google Cloud | 米国 | 通話音声のリアルタイム文字起こし（代替） | 通話音声 |
| OpenAI | 米国 | 応対文の生成と用件の要約 | 会話の文字起こし |
| Fish Audio | 中国 | 応対音声の合成 | AI が読み上げる文（発信者の発話は渡さない） |
| ElevenLabs | 米国 | 応対音声の合成（主エンジンの障害時の代替） | AI が読み上げる文（発信者の発話は渡さない） |
| SendGrid（Twilio） | 米国 | メールの配信（通知・お客様への返信）、受信メールの中継、送信ドメインの認証 | 宛先と差出人のメールアドレス・メールの件名と本文・認証するドメイン名 |
上記のうち実際に使用する事業者は当社の設定によって決まり、契約者は管理画面の「データの取扱いと再委託先」で現に使用中の事業者を確認できます。事業者または所在国を追加する場合、当社は事前に契約者に通知し、改めて同意を求めます。
(2) 契約者の情報の委託先
| 事業者 | 所在国 | 目的 | 渡す情報 |
|---|---|---|---|
| Stripe, Inc. | 米国 | クレジットカード決済 | 会社名・請求先メールアドレス・請求額。カード番号は契約者が Stripe の画面に直接入力し、当社を経由しません |
| Twilio Inc.（SendGrid） | 米国 | 電子メールの送信 | メールの宛先と本文（請求書、通知、発信者等への案内メール） |
(3) 外国の個人情報保護制度について
米国および英国には、個人情報保護委員会が定める基準に適合する制度が整備されている国（英国は「十分性認定」の対象国）と、事業者ごとの契約により保護措置を確保する国（米国）が含まれます。中国には、当社が確認した範囲で、事業者に対しデータの現地保存や当局への提供を求める法制度があります。当社は、いずれの委託先とも、目的外利用の禁止・安全管理措置・再委託の制限を含む契約を締結し、通話音声について学習利用のオプトアウトが提供されている事業者ではこれを適用しています。
6. 安全管理措置
- 通信はすべて TLS で暗号化し、録音・添付ファイルは暗号化したストレージに保管します
- 管理画面へのアクセスは契約者ごとに分離し、利用者の役割に応じて閲覧できる範囲を制限します
- 外部システムとの連携（着信の Webhook、決済、LINE）はすべて署名検証を行い、未検証の要求は受け付けません
- 管理画面の操作は記録し、契約者が自ら監査できるようにしています
- 当社の従業者に対し、個人情報の取扱いに関する教育と監督を行います
7. 保存期間
- 通話の録音: 契約者が設定した期間（初期値は 3 年）。期間を過ぎた録音は自動的に削除します
- 文字起こし・チャットの会話・要約: 契約者が設定した期間。未設定の場合は契約が続く限り保存します
- 外部連携の配送記録: 成功したものは 30 日、失敗したものは 90 日
- 請求と入金の記録: 法令で定める帳簿の保存期間
- 契約終了後の契約者データ: 契約者の求めに応じて削除します。求めがない場合も当社所定の期間の経過後に削除します
8. 開示・訂正・利用停止等の請求
契約者・利用者ご本人からの保有個人データの開示・訂正・追加・削除・利用停止のご請求は、上記 1 の連絡先で受け付けます。ご本人であることを確認のうえ、法令の定める期間内に対応します。発信者等の方のご請求については、上記 2 (2) のとおりです。
9. Cookie と類似の技術
本サービスの管理画面およびチャットは、ログイン状態の維持と会話の継続のために Cookie を使用します。当社のウェブサイトでは、第三者によるアクセス解析や広告配信のための Cookie は使用していません。
10. 改定
当社は、法令の改正やサービスの変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、管理画面または電子メールで契約者に通知します。改定後のポリシーは、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日 2026年9月21日 合資会社ウェブルシステム